Gdy służby przychodzą do przedsiębiorstwa
Przeszukanie w siedzibie firmy zaczyna się zwykle rano i trwa kilka godzin. Przedsiębiorca nie ma wpływu na to, czy się odbędzie, ale ma wpływ na dwie rzeczy, które rozstrzygną później: na treść protokołu i na to, czy zabezpieczony materiał został prawidłowo opisany i wyodrębniony.
Najważniejsze w skrócie
- Czynność ma podstawę, którą należy okazać.
- Obrońca ma prawo być obecny.
- Wszystko zabezpieczone musi znaleźć się w protokole.
- Zastrzeżenia wpisuje się w trakcie, nie później.
- Dane firmowe mogą być zabezpieczane w formie kopii.
- Materiał obrończy podlega ochronie.
- Pracownicy nie mają obowiązku składania wyjaśnień o sprawie.
Pierwsze minuty
- Poprosić o okazanie podstawy czynności i zapisać oznaczenie organu i numer sprawy.
- Zawiadomić obrońcę, który ma prawo być obecny; czynność nie musi na niego czekać, ale jego przybycie zmienia przebieg.
- Wskazać osobę reprezentującą firmę, która będzie towarzyszyć i podpisze protokół.
- Nie usuwać niczego i nie wyłączać systemów — jest to wykrywalne i tworzy odrębny zarzut.
- Poinformować pracowników, że mają współpracować co do dostępu, ale nie muszą składać wyjaśnień o sprawie.
Punkt czwarty jest najważniejszy i wraca w całym tym serwisie: reakcja odruchowa — skasowanie pliku, wyjęcie dysku, wysłanie wiadomości — jest gorsza od wszystkiego, co mogło znaleźć się w zabezpieczonym materiale.
Protokół
| Element | Uwaga |
|---|---|
| Podstawa czynności | oznaczenie i numer sprawy |
| Godziny rozpoczęcia i zakończenia | rzeczywiste, nie orientacyjne |
| Wykaz zabezpieczonych rzeczy | opisany jednoznacznie, sztuka po sztuce |
| Sposób zabezpieczenia danych | kopia, oryginał, urządzenie |
| Osoby obecne | także po stronie firmy |
| Zastrzeżenia strony | wpisywane na żądanie |
Wiersz szósty jest jedynym narzędziem, jakim dysponuje przedsiębiorca w trakcie czynności. Zastrzeżenie wpisane do protokołu — dotyczące zakresu, sposobu zabezpieczenia, materiału objętego ochroną — daje podstawę do późniejszego wniosku. Zastrzeżenie zgłoszone po miesiącach jest prawie nie do wykazania.
Wiersz trzeci warto sprawdzić przed podpisaniem: opis „dokumentacja księgowa" albo „nośniki" bez wyszczególnienia utrudnia późniejsze ustalenie, co dokładnie zabrano, a to działa na niekorzyść firmy przy wniosku o zwrot.
Zabezpieczanie danych
Przy systemach informatycznych obowiązuje zasada, o którą warto poprosić wprost: zabezpieczenie w formie kopii pozwalającej zachować niezmienność danych, zamiast zabierania urządzeń.
Dla firmy jest to różnica między przerwą w działalności a jej kontynuacją. Argumentacja jest prosta i skuteczna: wskazać, że serwer obsługuje bieżącą działalność, zaproponować wykonanie kopii i udostępnić do tego zasoby.
Jeżeli urządzenia jednak zostaną zabrane, wniosek o wydanie kopii roboczej składa się natychmiast — a im później, tym dłużej trwa.
Materiał chroniony
Korespondencja z obrońcą i dokumenty przygotowane na potrzeby obrony podlegają ochronie, opisanej na osobnej stronie. Jeżeli znajdują się w zabezpieczanym zbiorze, należy to wskazać w trakcie czynności i doprowadzić do odnotowania.
Uwaga dotycząca firm: analizy przygotowane przez prawnika zatrudnionego w spółce nie korzystają z tej samej ochrony co materiał obrońcy zewnętrznego. Jest to jeden z powodów, dla których wewnętrzne audyty dotyczące kwestii mogących mieć znaczenie karne powierza się kancelarii.
Po czynności
Trzy działania w pierwszych dniach: wniosek o zwrot rzeczy niezwiązanych z postępowaniem, wniosek o dostęp do akt w zakresie uzasadniającym czynność oraz — jeżeli zastrzeżenia zostały wpisane — środek zaskarżenia dotyczący samego zajęcia, z własnym, krótkim terminem.
Równolegle warto ustalić, co dokładnie zabrano, i odtworzyć dokumentację bieżącą z kopii zapasowych. Przerwa w prowadzeniu ewidencji spowodowana zajęciem nie jest usprawiedliwieniem wobec organów kontrolnych, które przyjdą później.
Najczęstsze pytania
Czy mogę odmówić wpuszczenia?
Nie, gdy czynność ma podstawę, którą należy okazać. Można natomiast zapisać jej oznaczenie i numer sprawy oraz wezwać obrońcę.
Czy czynność czeka na obrońcę?
Nie musi, ale obrońca ma prawo być obecny, a jego przybycie zmienia przebieg. Warto go zawiadomić natychmiast.
Co jest najgorszą reakcją?
Usunięcie plików, wyjęcie nośnika albo wysłanie wiadomości. Jest to wykrywalne i tworzy odrębny, zwykle poważniejszy zarzut.
Na co zwrócić uwagę w protokole?
Na jednoznaczny wykaz zabezpieczonych rzeczy, godziny czynności, sposób zabezpieczenia danych oraz wpisanie zastrzeżeń strony.
Czy muszą zabrać serwer?
Można wnosić o zabezpieczenie w formie kopii zachowującej niezmienność danych, wskazując, że urządzenie obsługuje bieżącą działalność.
Czy pracownicy muszą odpowiadać na pytania?
Mają współpracować co do dostępu, ale nie mają obowiązku składania wyjaśnień dotyczących sprawy.
Co zrobić po czynności?
Złożyć wniosek o zwrot rzeczy niezwiązanych ze sprawą, wystąpić o dostęp do akt i rozważyć zaskarżenie samego zajęcia.